Decreto Trasparenza – Nuovi obblighi informativi al momento dell’assunzione e nel corso del rapporto di lavoro
È stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 29 luglio il Decreto legislativo 30 giugno 2022, n. 104, c.d. “Decreto Trasparenza” che recepisce la Direttiva (UE) 2019/1152 relativa alle condizioni di lavoro trasparenti e prevedibili e introduce nuovi obblighi informativi al momento dell’assunzione e nel corso del rapporto.
Il provvedimento si applica a tutti i contratti di lavoro subordinato (determinato/indeterminato, part-time/full-time, intermittente e in somministrazione), anche già in essere, e, per quanto compatibili, ai rapporti di collaborazione coordinata e continuativa e alle prestazioni occasionali.
Restano, invece, esclusi i lavoratori autonomi, gli agenti e coloro che abbiano rapporti di durata molto breve pari o inferiore a una media di 3 ore settimanali in 4 settimane consecutive.
È ampliato notevolmente l’elenco delle informazioni che il datore deve fornire al lavoratore per iscritto, in formato cartaceo o elettronico, all’atto dell’assunzione prima che inizi l’esecuzione della prestazione e, comunque, entro i 7 giorni successivi, salvo il maggiore termine di un mese per alcuni dati.
Per i rapporti già in essere è previsto, invece, che il datore provveda all’aggiornamento su richiesta scritta del lavoratore entro 60 giorni dalla stessa.
In ogni caso, la prova dell’avvenuta trasmissione o ricezione delle informazioni deve essere conservata per 5 anni dalla cessazione del rapporto.
Oltre ai dati tipici del rapporto – come la tipologia contrattuale, l’identità del datore, il luogo di lavoro, la data di inizio e fine, il periodo di prova se previsto, l’inquadramento del lavoratore, l’orario di lavoro – il datore deve, tra l’altro, comunicare anche la formazione destinata al lavoratore, la durata delle ferie e dei congedi retribuiti, la procedura e i termini di preavviso in caso di recesso di ambo le parti, le condizioni per modificare i turni di lavoro, in presenza di orari prevedibili, e gli istituti previdenziali e assicurativi cui sono versati i contributi.
Qualsiasi variazione delle informazioni oggetto di comunicazione deve essere resa nota al lavoratore entro il primo giorno di decorrenza della modifica, salvo che non si tratti di rettifiche legislative o derivanti dalla contrattazione collettiva.
Le sanzioni in caso di errore sono: l’omesso, il ritardato o l’incompleto adempimento degli obblighi informativi comporta l’applicazione di una sanzione amministrativa pecuniaria da 250 a 1.500 euro per ogni lavoratore interessato.
A detta sanzione si aggiunge l’espresso divieto per le imprese di licenziare, discriminare e sanzionare i lavoratori che esercitino i diritti previsti dal Decreto che, qualora vittime di comportamenti ritorsivi, possono ricorrere, oltre che alla all’ordinaria tutela giudiziaria, anche a strumenti più rapidi, quali la conciliazione e l’arbitrato, e sporgere denuncia all’INL, con il rischio per i datori di un ulteriore ammenda.
Casi specifici
Ci sono poi informazioni supplementari che il Decreto stabilisce debbano essere fornite ai lavoratori per le seguenti tipologie di rapporti:
- rapporti per i quali il datore utilizzi sistemi decisionali e di monitoraggio automatizzati,
- rapporti in cui la prestazione non sia prevedibile,
- rapporti resi all’estero.
- Utilizzo di sistemi automatizzati
Sussistono nuovi obblighi informativi – da fornire sia ai prestatori che alle RSA o ai sindacati territoriali – qualora il datore utilizzi sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati tesi a rilevare dati utili per l’assunzione, la gestione e la cessazione del rapporto nonché relativi alla sorveglianza, alla valutazione e all’adempimento della prestazione.
In tali casi – fermo restando il rispetto della disciplina dei controlli a distanza e della privacy – il datore deve, tra l’altro, chiarire gli scopi e le finalità dei sistemi, le loro modalità di funzionamento e il relativo livello di sicurezza.
È previsto, infine, per il lavoratore il diritto di accedere, direttamente o per il tramite dei sindacati, ai dati e di richiedere ulteriori approfondimenti sugli obblighi d’informazione elencati.
La violazione delle citate prescrizioni è punita con la sanzione pecuniaria:
- da 100 a 750 euro, per ciascun mese di riferimento, qualora attenga agli obblighi informativi nei confronti dei lavoratori, aumentata in ragione del numero dei lavoratori interessati,
- da 400 a 1.500 euro qualora riguardi i sindacati.
- Prestazioni non prevedibili
Sono previste tutele anche per i rapporti in cui il lavoro si svolga secondo modalità organizzative, in tutto o in gran parte imprevedibili, per i quali è sancito l’obbligo datoriale di informare il prestatore circa:
- la variabilità della programmazione del lavoro, con indicazione delle ore minime retribuite garantite;
- i giorni e le ore in cui è tenuto a lavorare;
- il preavviso a lui spettante prima dell’inizio della prestazione e il termine entro cui l’incarico può essere annullato.
Il lavoratore può rifiutarsi di eseguire l’attività se il datore la richieda in giorni e ore diverse da quelle programmate o se violi l’obbligo di preavviso, senza subire alcuna conseguenza neppure disciplinare.
Infine, in caso di revoca di un incarico programmato senza un ragionevole preavviso, il lavoratore ha diritto alla retribuzione stabilita nel contratto collettivo se applicabile o, in mancanza, a un importo non inferiore al 50% di quanto convenuto per la prestazione annullata.
- Lavoro all’estero
Sono stato incrementati anche gli obblighi nel caso di distacco o missione per un periodo superiore a 4 settimane consecutive all’estero: il datore deve comunicare quali sono le modifiche alle informazioni già fornite, il paese di destinazione, la retribuzione e la relativa valuta, le condizioni per il rimpatrio, ove previsto, nonché l’indirizzo del sito internet istituzionale dello Stato membro ospitante in cui sono pubblicate le informazioni sul distacco.
Entrata in vigore delle disposizioni
Il decreto entrerà in vigore a partire dal 13 agosto 2022.
In merito all’obbligo di comunicazione al lavoratore di informazioni riguardanti il rapporto di lavoro, come previsto all’art. 4 del decreto, operante in modifica al D.Lgs. n. 152/1997, si evidenzia che tale comunicazione dovrà avvenire per tutti i rapporti di lavoro instaurati a partire dal 13 agosto 2022.
Al riguardo, il legislatore ha previsto che i suddetti termini di adempimento si applichino, oltre ai rapporti di lavoro subordinato, nei limiti della compatibilità, anche ai rapporti di collaborazione coordinata e continuativa ex art. 409, n. 3, c.p.c., alle collaborazioni etero-organizzate ex art. 2, c. 1, d.lgs. 81/2015, nonché ai contratti di prestazione occasionale ex art. 54-bis del DL n. 50/2017.
Nonostante l’imminenza del nuovo obbligo, tuttavia, è stato previsto che le informazioni eventualmente non contenute nella lettera di assunzione o nel modello UNILAV, possano essere fornite per iscritto al lavoratore entro i 7 giorni successivi dall’inizio della prestazione lavorativa e non dalla data di stipula del contratto individuale.
Inoltre, tale periodo è esteso fino a 30 giorni per le seguenti informazioni:
- nel caso di lavoratori dipendenti da agenzia di somministrazione di lavoro, l'identità delle imprese utilizzatrici, quando e non appena è nota;
- il diritto a ricevere la formazione erogata dal datore di lavoro, se prevista;
- la durata del congedo per ferie, nonché degli altri congedi retribuiti cui ha diritto il lavoratore o, se ciò non può essere indicato all'atto dell'informazione, le modalità di determinazione e di fruizione degli stessi;
- la procedura, la forma e i termini del preavviso in caso di recesso del datore di lavoro o del lavoratore;
- il contratto collettivo, anche aziendale, applicato al rapporto di lavoro, con l'indicazione delle parti che lo hanno sottoscritto;
- gli enti e gli istituti che ricevono i contributi previdenziali e assicurativi dovuti dal datore di lavoro e qualunque forma di protezione in materia di sicurezza sociale fornita dal datore di lavoro stesso.
Escludendo le informazioni di cui sopra, e quelle già previste, precedentemente, dal D.Lgs. n. 152/1997, all’art. 1, i nuovi elementi oggetto della comunicazione, che, invece, dovranno essere forniti entro 7 giorni al lavoratore, risultano essere i seguenti:
- la programmazione dell'orario normale di lavoro e le eventuali condizioni relative al lavoro straordinario e alla sua retribuzione, nonché le eventuali condizioni per i cambiamenti di turno, se il contratto di lavoro prevede un'organizzazione dell'orario di lavoro in tutto o in gran parte prevedibile (di cui alla lettera o);
- informazioni nel caso di rapporto caratterizzato da modalità organizzative in gran parte o interamente imprevedibili (di cui alla lettera p);
- modalità di esecuzione della prestazione siano organizzate mediante l'utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati (di cui alla lettera s).
Fatta eccezione per quest’ultime informazioni, per quanto concerne le precedenti sopra riportate – per le quali vige l’obbligo informativo entro i 30 giorni dall’inizio della prestazione lavorativa – potrebbe essere opportuno attendere eventuali chiarimenti ministeriali, comunicando in fase di assunzione del lavoratore, momentaneamente, le informazioni già utilizzate nelle lettere di assunzione finora sottoscritte.
Si fa presente, infine, che le disposizioni, si applicano anche a tutti i rapporti di lavoro già instaurati alla data del 1° agosto 2022. In questo caso, il datore di lavoro è tenuto a fornire le suddette informazioni solo previa richiesta scritta del lavoratore e l’aggiornamento e l’integrazione delle informazioni richieste dovrà avvenire entro 60 giorni.
In considerazione dell’imprecisa formulazione delle disposizioni transitorie, non risultano chiari i tempi di comunicazione delle informazioni per i lavoratori assunti dal 2 agosto al 12 agosto a seguito della loro eventuale richiesta.
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Modello di Format informativo
Facendo seguito a quanto comunicato con Lavoronews n. 66/2022 e in attesa di specifiche indicazioni e chiarimenti da parte del Ministero del Lavoro, alleghiamo un modello di format, da consegnare e da far controfirmare per ricevuta ai lavoratori assunti dal 13 agosto, in ottemperanza di quanto previsto all’art. 1, d.lgs. n. 152/1997, come modificato dall’art. 4 del d.lgs. 104/2022, cd. Decreto Trasparenza.
Il modello è in formato word, in modo tale da consentire alle aziende di eliminare le parti che non interessano la singola assunzione/richiesta di informazioni (ad esempio: se l’assunzione non è in apprendistato, eliminare le parti relative all’apprendistato).
Il format è riferito alle aziende che applicano il CCNL per i dipendenti da aziende del Terziario della Distribuzione e dei Servizi.
L’attuale decreto ha ampliato notevolmente l’elenco delle informazioni che il datore deve fornire al lavoratore per iscritto, in formato cartaceo o elettronico, all’atto dell’assunzione prima che inizi l’esecuzione della prestazione e, comunque, entro i 7 giorni successivi, salvo il maggiore termine di un mese per alcuni dati.
Il format di informativa predisposto, rappresenta solo una base di lavoro da allegare alla lettera di assunzione, o da trasmettere al lavoratore già assunto che ne faccia richiesta, restando salva la possibilità di essere discrezionalmente utilizzato, e, ovviamente, opportunamente integrato anche alla luce di eventuali circolari applicative che dovessero essere emanate.
Per gli assunti a decorrere dal 13 agosto 2022, è opportuno inserire nella lettera di assunzione la seguente formulazione:
“In ottemperanza a quanto previsto dal D.Lgs. 152/1997, come modificato dal D.Lgs. 104/2022, si rinvia, altresì, all’Informativa in allegato, che ne costituisce parte integrante, nel rispetto dell’obbligo di comunicazione al lavoratore delle informazioni relative al rapporto di lavoro”.
Si sottolinea l’importanza di integrare il documento con quanto previsto dalla contrattazione di secondo livello – territoriale o aziendale – applicata al lavoratore assunto.
All’interno del format si riassumono principalmente le previsioni del CCNL Terziario, Distribuzione e Servizi; resta inteso che alcune informazioni obbligatorie sono di carattere individuale, pertanto, non essendo riportate all’interno dello stesso, dovranno essere indicate nella lettera di assunzione.
Nello specifico, ai sensi dell’art. 1, del d.lgs. 152/1997 appena novellato, tali informazioni sono le seguenti:
- l'identità delle parti ivi compresa quella dei co-datori di cui all'articolo 30, comma 4-ter e 31, commi 3-bis e 3-ter, del decreto legislativo 10 settembre 2003, n. 276 (lett. a);
- il luogo di lavoro. In mancanza di un luogo di lavoro fisso o predominante, il datore di lavoro comunica che il lavoratore è occupato in luoghi diversi, o è libero di determinare il proprio luogo di lavoro (lett. b);
- la sede o il domicilio del datore di lavoro (lett. c);
- l'inquadramento, il livello e la qualifica attribuiti al lavoratore o, in alternativa, le caratteristiche o la descrizione sommaria del lavoro (lett. d);
- la data di inizio del rapporto di lavoro (lett. e);
- la tipologia di rapporto di lavoro, precisando in caso di rapporti a termine la durata prevista dello stesso (lett. f);
- la durata del periodo di prova, se previsto (lett. h), oppure un esplicito rinvio al format allegato;
- l'indicazione del periodo e delle modalità di pagamento della retribuzione (lett. n);
- la programmazione dell’orario normale di lavoro e le eventuali condizioni per i cambiamenti di turno, se il contratto di lavoro prevede un'organizzazione dell'orario di lavoro in tutto o in gran parte prevedibile (lett. o);
- il rapporto di lavoro, caratterizzato da modalità organizzative in gran parte o interamente imprevedibili, che non prevede un orario normale di lavoro programmato (lett. p);
- gli elementi previsti dall'articolo 1-bis qualora le modalità di esecuzione della prestazione siano organizzate mediante l'utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati (lett. s).
